Помощник президента

Требования: Образование / специальность - Высшее;
Опыт работы - От 3 до 6 лет;
Личные качества: ответственность, умение работать в команде, нацеленность на результат, внимательность.
Обязанности: Тайм-менеджмент:
Оптимальное составление и планирование графика руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом;
Фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах;
Умение анализировать ситуацию.
Организация рабочих встреч и выездов:
Формирование списка ежемесячных совещаний, согласование дат и необходимость проведения с ответственными сотрудниками и президентом;
Формирование списка участников и повестки совещания, согласование с ответственными сотрудниками и президентом;
Рассылка приглашения в Microsoft Outlook с прикреплением необходимых документов ко встрече;
Проработка формата встречи (online/очно);
Организация конференц-звонков;
Запрос и сбор необходимой информации и материалов к совещаниям, помимо стандартных;
Запрос итогов встреч (протокол, перечень поручения) и контроль предоставления;
Постановка задач водителям руководителя.
Документооборот:
Своевременная передача корреспонденции руководителю, сортировка по степени важности и срочности документов, нанесение проекта резолюции, контроль за внесением резолюций и постановкой на контроль;
Бизнес-поддержка деятельности руководителя, администрирование планов, отчетов и поручений по ключевым проектам. Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
Доведение до исполнителей поручений руководителя и контроль их исполнения;
Редактирование или составление писем и иных документов по поручению руководителя;
Работа в системе электронного документооборота (ЕОСДО), в том числе с документами с грифами «кт» и «дсп».
Travel support:
Организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
Организация логистики перелетов и переездов;
Организация путешествий: приобретение билетов, заказ трансфера, поиск ресторанов и т.д. Составление Программы поездки, поиск провайдеров и заказ услуг туристического характера. При необходимости контроль подрядчиков и служб. Умение договориться о предоставлении скидки.
Коммуникации и поддержание деловых контактов:
Организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), умение корректно воздействовать на руководителей и контролировать выполнение задач;
Действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность;
Умение управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к руководителю, кого – переключить на другое ответственное лицо и всегда принимать эти решения самостоятельно);
Быть в курсе всех событий в компании;
Ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа руководителя и компании;
Решать любые вопросы за минимально короткое время и всегда с положительным результатом;
Ведение списка поздравлений от имени руководителя.
Сопровождение личных дел:
По запросу.